《情報システム》メール管理に関する注意事項

参考：ネチケット・ガイドライン
PHP人材開発、平野友明（日本ビジネスメール協会代表理事）

ビジネスメールの書式とマナー/メールの基本操作

［メールマナー］

・関係者から受信したメールにはまず返信する。（受信した旨を伝える）
・メール本文は３０文字以内に抑えコンパクトにまとめる。
・適度に行間を空ける。（話の変わり目）開けすぎない。詰めすぎない。
・サブジェクト（タイトル）は必ず付ける。（空メールは失礼）
・１メール１要件を守る。
・箇条書き、記号、罫線等で見やすくする。
・メールの最後には自分のシグネ（署名）を付ける。
・相手に配慮した文言を使用する。（ありがとうございます。お忙しいとは思いますがetc.）
・文面の最初に自分を名乗る。
・送信前に読み直す、送信アドレスの再確認をする。
・アドレス帳では相手のアドレスに付す名前に様を付ける。
・送信者の許可なく第三者にメールを転送しない。
・返信は基本的に送信者のみに返信する。
・半角カタカナ「カタカナ」、機種依存文字「①㈱」等は使用しない。
・開封確認メッセージ機能は使わない。

［ネットワークセキュリティー］

・安全性が確認できないメールの添付ファイルをクリックしない。（即削除、ゴミ箱からも削除）
・HTML形式、リッチテキスト形式の設定をテキスト形式に。（情報セキュリティーポリシーに規定）
・知らないメール（迷惑メール）に返信しない。
・社外秘等の重要文書を添付するときはパスワードを設定し別メールでパスワードを送る。
・基幹文書、機密文書は漏えいの危険があるのでメール送信は避ける。もしくは暗号化する。

［情報管理］

・メールは決して確実な通信手段ではないことを理解し、届いていないことも想定する。
・同報メールやメーリングリストに添付ファイルをつけない。
・巨大な添付ファイル（メガクラス）の添付ファイルはデータ便や共有フォルダを使用する。
・どうしても巨大な添付ファイルメールで送る場合は相手先に事前に連絡する。
・CCメールは情報漏えいにつながるので不特定多数に送らないよう注意する。
・メールサーバは有限、転送先の個人サーバはさらに制限がある。引用は最小限にする。

追記（2020/5/10）：メールマナーは様変わりしています。outlookのデフォルトで全文引用が習慣化し、過去の何人分ものメールが連なり責任所在が不明確になるパターンが定着しました。また、何でもかんでもCCメールにするため、想定外の転送をされて窮することもあります。HTMLメールのリスクは問題になる可能性が低くなりましたが、相手の環境を無視してHTMLメールで赤字指定するような間の抜けたメールも散見されます。メールは本来私信でありパーソナルなものだと思っていると痛い目に合うことがありますから用心が必要になりました。