《情報システム》メールマナーはIT進化で死に絶えたか！？

いずこの企業も大小規模を問わず、システム管理は重要度が増している。

しかし運用管理する組織や保守セキュリティーレベルは、はなはだ心もとないのが現実である。

企業というからには販売があり利益がある。この数値を管理する仕組みとして販売システムがあるはずである。

また製造メーカーには当然のこととして販売生産管理システムがある。そして当たり前のようにメールが使用されている。かつてはメールと言えば手紙のことを指したが今や電子メールのことを差すのは常識化している。

PCを業務に使用する初期のころは処理速度も遅く、ハードディスクの容量も小さかった。

ゆえに画像をメールに添付して送信するなどはもってのほか、ご法度行為であった。

機種依存文字や半角カタカナを使用しようものならシステム障害につながることすらあったのである。

従ってメールマナーは厳しく指弾されたものである。

ところが昨今はメールマナー無法時代と言っても過言でないほど好き勝手なメールが横行し迷惑を及ぼしている。

例えば会社でメール管理をする場合、自社でメールサーバを調達できる企業は多くない。ほとんどが外部のメールサービスを利用している。と言うことはメールサーバは有限である。

届いたメールは各自が自分の端末PCで受信するまでは借りているメールサーバに保管さる。

メールサーバ保管容量は当然のことながら制限がある。

メールサーバは容量が大きくなればランニングコストも大きくなるからメール利用者数に応じた適正な規模がある。

この容量を超過したメールがメールサーバにたまると外部よりメールが届かないという事態になりメール送信者に迷惑をかけることになる。

各人がこまめに受信すればある程度回避できるが、

情報を蓄積するサーバも有限であるということをご理解すべきである。

本来普通に使用していれば容量オーバーにはならない。

ポイントは３つある。一つは長期間メールを確認していないためにメールが溜まっているケース、二つ目は容量の大きい添付ファイルを複数回、複数人に配信するなど、異常な使用をているケース、三つ目は無用な引用でメール容量が肥大化しているケースが主要因であろうと考えている。

無用な全文引用ほど無責任なものはない。

通常の手紙のやりとりで全文引用などはするはずもないのだから、内容を咀嚼して必要な個所だけを引用し自分のシグネを最後に置くべきである。

いったいどこがメール文の終わりかわからない延々とした全文引用の梯子がまかり通るようになってしまったのは、マイクロソフトのメーラーのデフォルト設定に原因がある。

基本として言えること、メールは自分の責任と意思で送信すべきものである。

日常的にメールを使用している人は問題ないが、そうでない人は一日一回はメールチェックを習慣化していただきたい。

またメールはできる限りコンパクトにまとめて長いメールにならないよう配慮いただきたいとはどこのシステム管理者も同じ思いである

１メガバイト以上添付は基本的には共有ファイルに置くなりデータ便等の仕組みを利用することが肝要である。

どうしても添付で送る場合は受信側に連絡して速やかに受信を完了いただく等の配慮が必要である。

同報メールやメーリングリストで巨大な添付ファイルを送信することは基本的にご法度であると考えていただきたい。これは一般的なメールマナーとしてご理解いただきたい。