《情報システム》IT化の目的は生産性向上。

コロナ禍で中小企業までがテレワークだのリモートなどと言うようになった。

DX（デジタルトランスフォーメーション）が久しく叫ばれているが、経営という視点からすればIT化もDXも便利になるだけでは、そもそも意味がない。skypeやzoomで会議をすることがDXというわけでもない。物事を経営という視点でシンプルに見立てると無駄なものが山盛り見えてくる。

IT化でもDXでも要は、経営にどれだけ貢献したか、生産性が向上したかどうかが有効性の判断になる。IT化にしてもDXにしても一定のIT投資を伴う。投資によるキャッシュアウトがあればそれ以上のキャッシュインが見込めなければ、経営の体力を奪うことになる。多くの中小企業ではろくに活用できもしないIT投資を行い、体裁だけのDXになっている。

生産性の向上とは何かと問えば、一人当たりの売上が伸長したとか利益が増加した、あるいはコストダウンが図れたというお金の出入りで効果を測定すべきである。単に便利になっただけでは投資した意味がないことは言うまでもない。

コロナ禍でのテレワークやリモート商談はある程度やむを得ないが、社員が「楽」を覚えると体が元に戻るのに時間もかかり、苦労することになる。

例えばテレワークということになれば、朝通勤しなくても良くなるので、勤務開始時間までは、気が緩んでいる。これ幸いとばかりに朝寝をするかもしれないし、子供を幼稚園に送っていくこともあるだろう。共稼ぎなら奥さんの指示で洗濯物を干しているかもしれないし、目玉焼きを焼いているかもしれないのだ。

仕事というものは、生活臭を消さなくては気持ちが入らない。エンジンのかかりが遅くなるし、かかったエンジンでも馬力がなくなるものなのである。やる気の社員の士気をそぐだけではなく、ダメ社員はそれこそ朝からエンストである。

やるなら徹底的な成果報酬型の人事制度、あるいは勤務時間のモニタリングシステムがなければ在宅でしている業務内容の質を判断できるものではない。売り上げが落ちているのはコロナ禍のせいなのか、テレワークによる士気の低下が原因なのか見えていないながらに、だらだらと世間に合わせてテレワークなど経営にプラスになることはないと考えるべきである。

DXやIT化で見えないところに気の緩みが出てしまうとジワリジワリと売上は後退を始める。それもコロナ禍であるからますます真の原因が見えなくなる恐れがある。それゆえ中小企業というのは世間の潮流にのる必要はないので、緩めなくてもよいところは締めていく必要があるということになる。

《製造》製造記録とシステム一致は重要。

中小企業は販売管理システム、製造管理システムをパッケージのカスタマイズで導入することが多い。

一歩進むと販売生産管理システムとして製造と販売のデータをシステムで一手に管理することができるようになる。しかしオフコンに代わり販売生産管理システムを導入したとしても、製造記録をデータ化するためには製造現場が正しい製造、適切な記録、間違いのない製造記録入力を行う必要がある。

製造記録を書きあげることはそれほど難しいことではない。しかし正確に書くとなると社員のレベルや意識にもよるが、そうは簡単にいかない。なるべく手間がかからないように製造記録書を１日一枚にしたり、在庫表を共有フォルダにおいたりと、製造現場は新しい取組みを進めようとする。

しかしながら定期の棚卸しとシステム在庫の差異を分析していくと、製造記録が十分に管理されていないと思われることがよくある。製造の定義を明らかにし、責任ある記録をシステムに残すことが何より重要である。

差異あるところには必ず何らかの間違いがあり、最悪の場合、製造記録そのものがない、製造記録の入力がなされていない、当該作業を製造と認識していないなどのケースが見受けられる。

販売生産管理システムの初期稼働段階ではシステム的なバグおよび問題点は多いが、徐々に減少して一定期間を過ぎると問題点はほぼクリアされる。そうなってくると棚卸による在庫の差異はカウントミスや入力ミスのような人為的ミスに集約されることになる。これはチェックする仕組みがないと容易になくなるものではない。

製造現場は製造記録を実際の製造作業と一致させること、その記録をシステムに正確に入力することは工場長の責任である。

システムより在庫明細を毎週出力し、現場で一致を確認する仕組みを作る必要がある。どのような仕組みにするかは工場長会議で等で検討し改善をすすめなくてはならない。

工場からの報告書を拝見すると、設備改善の一部進捗がうかがえる。早急に優先順位を決め効率を予測したデータを提出願いたいと思うことがよくある。

どこの工場でも同じことであるが、システムは会社側が決めた仕組みであり現場は自分たちのやり方を固持しようとする。そういう姿勢ではシステム入力や製造記録入力は余計な仕事となり、精度が上がることは期待できなくなる。

製造現場に製造記録とシステムの一致がなぜ重要なのかを理解させなくてはならない。骨が折れる仕事であるが、根気よく繰り返し納得するまで説明を繰り返すことである。

《情報システム》IT資産管理とセキュリティーは荷が重い。

中小企業ではIT管理とは名ばかりで、パッケージシステムをカスタマイズしたものをベンダー任せで運用しているケースがほとんどである。

販売管理システム、生産管理システムもIT管理とは程遠いレベルで運用されており、リスクなどはどこ吹く風である。

社内にSEどころかシステム課もない、総部課長がシステム管理者を兼務していたりする。

ところが企業は成長し規模も大きくなる。それに伴い一度システム障害が発生すれば取り返しがつかない一大事になる事を理解しなくてはいけない。

システム投資は目に見えない設備投資でありながら巨額になりがちである。最初にシステムを導入するときは人員削減等の合理化が見えているが、システムの安定稼働にかかる安全性投資やセキュリティー関係の投資は費用対効果が見えない。

中小企業経営者は臆病なくせにシステムリスクを理解しようとしないし、見ようともしない。事態が悪化してから責任転嫁するのである。

最近は高機能かつ安価なシステム機器やPCが販売されているし、クラウドも進んでいる。しかし思いがけないところにつまずきの石があるのがシステム管理である。

ITを管理しようとすればまずIT資産をハードとソフトにわけてリストアップする必要がある。これが、これまで適当にその都度導入してきた企業には大変な作業になる。

IT資産管理は各事業所を含め各部署のネットワーク図を作成し全体の把握をする必要がある。担当者を決めて根気よく進めればハード面はほぼリスト化できるであろうが、ソフト面に手こずることになる。会社がそれまで管理や規制を課してこないとソフトウェアは各部署それぞれ野放し状態になっているはずであるからである。

しかしよく考えてみれば、端末もプリンタも携帯やipadも社員にあくまで貸与しているのであり会社管理の資産である。

基本的なことから指導し私的な利用によるリスクを排除しなくてはならない。ハードは大切に取り扱う責任があることは言うまでもないが、定期的な清掃を指導することが重要である。PC端末はファンが回っており吸気口に埃が溜まりやすい。ここを掃除機などで吸ってやることで発熱を防止することができる。

また未知のプログラムをインストールしたり配線を変更したり置場を移動させることは基本的に禁止し、移動が必要なときはシステム管理者に連絡し指示を受けるよう徹底しないと、IT資産管理は維持できない。

IT資産管理になれていない中小企業では、各部署に縛りを入れるとき抵抗がある。しかし妥協してはいけない。IT資産は会社の財産であり、同時にリスクを管理するためにはルールを守ることを繰り返し教育する必要がある。