工場の体制立て直し。

《製造》工場の体制立て直しと議論の踏み込み。

どこの企業の工場を見ても同じことであるが、うわべはすごく順調で何の問題もないように見える。

しかし一人一人にじっくりとヒヤリングを行うと実態がおぼろげながら見えてくる。

幹部が集う会議に出席すれば尚のこと真の実態が明らかになる。いくらきれいごとを言っていても、順調に見える工場にもそれぞれにレベルに合わせて問題山積なのである。

どこの企業の工場にも年間のうち必ず繁忙期がある。

繁忙期はキャパ以上の仕事をこなさないと通年での生産性向上は期待できない。

とくに多くのケースでは年末繁忙期対策という特別体制を必要とする時期がある。

この調整を失敗すると欠品につなったり、事故発生の要因につながるのである。

会議では工場体制の立て直しと年末繁忙期対策などという議題が躍っている。

ところが、多くの場合経営者の意思が強すぎると、議題に踏み込むことなく、なんら有効な結論を出さないままに次月まで持ち越している。

肝心の議論を持ち出すことで会議が紛糾したり経営者に口撃されるのを恐れるのである。こういう妙な会議は日本全国至る所で開催されている。

議題の本質を棚上げし、幹部が保身に走るがゆえに会議が経営者の独演会になり、死に体となるのである。

ところが各工場内で開催される定例会議では主任クラスの発言が相次ぐ。

彼らには現場の事情がつぶさに分かるから、年末体制の懸念や問題点を訴えるのである。しかし、工場管理者は本社での会議ではその内容を封印してしまうのだ。

これでは工場管理が機能していないと言わざるを得ない。

しかし現場は火の車、課題山積の実態は、クレーム処理、欠品対応、割込調整、製造応援で工場長が席にいることはない有様である。

当然、現場を改善する余裕は無く綻びを繕うだけで精一杯の自転車操業状態であると言える。残業も増加し現場が疲弊している状況が見えてくるようになる。

そこまでやっても年末在庫が確保できたとはだれも考えていないだろう。

残業は本来管理者が事前に命令するものであるが、追いつめられた工場では残業の後承認になる。

これでは工場の事情を勘案するまでもなく管理が手の内に入っていないことを感じる。

工場管理の責任者の仕事とはなにか、ここは明確に申し上げなくてはならない。

何が問題であり何が足りないのか、どうすれば工場管理を正常化でき年末繁忙期を乗り切れるのかを踏み込んで話し合わなくてはならない。

当然これは工場だけの問題としてとらえるのではなく全社の問題として全体最適の視点で取り組まなくては越えられない山であると思う。

経営者や他部門との間に摩擦が生じようとも、真剣な議論が必要である。

市場が動くとき営業はチャンス。

《営業》市場が動くときは営業のチャンス。

市場が動くとき営業はチャンスである。

これを理解できない営業管理者には困ったものであると思っていたら、経営者の目線も市場の変化がピンチに見えている。

市場が動くときとは、原料価格の高騰、市場シェアの変動、為替の変動、他社の参入など様々な要因が考えられる。

当然そこには競争と奪い合いが発生する。

言うなればまさに今その時である。最も端的に表れる現象は価格競争である。

値上げはリスクの反面、商談や見積提示の機会も増加する。

これはピンチではなくチャンスととらえるべきである。

例えば為替と原料の高騰がダブルパンチでくると、もはや社内合理化で吸収できる枠を越えてしまうので、価格改定に走らざるを得ない。

ところが同様の事態は自社だけではない。業界全体に公平に降りかかっている。

競合他社も値上げせざるを得ないことになっている。

値上げを持ち出すと得意先との関係は緊張する。

競合他社に見積もりを取られることを覚悟しなければならない。しかし同様のことがどこでも起こっていることを考えれば、見積もり依頼が来るチャンスが拡大する。

うまく立ち回る事が営業の仕事であるとすればまさにチャンス到来とみるべきである。

手法はいろいろある。単に価格改定だけではなく自社の付加価値の高い製品を提案することも可能である。

まずは売れなくてもよい。提案することだ。自社ブランドが育っていれば、お客様に取れば高付加価値商品を製造する会社の製品を購入したという満足が生まれる。

例え今は売れなくても種まきをしておけばいずれ目が出ることになる。

まかない種は芽を出すことはない。

市場が動くときこそ新規開拓のチャンスであり、相手も聞く耳を持つようになる。

攻撃のチャンスを見逃さない嗅覚が必要である。

そうしているうちに市場は少しずつ景気回復に向かいデフレ脱却という大きな転換を迎えるとき差別化できる付加価値が意味を持ってくる。

資格試験の活用法。

《総務》社員教育制度は資格試験に限る。

各社とも抱えている社員のレベルを上げるのに熱心である。

社員教育制度を構築して中小企業大学に研修に通わせる、通信教育を受けさせる、あるいは金融機関が主催する定期的なセミナーに参加させるなどあの手この手で教育を行っている。

ただ言えることは参加型の研修は研修レポートを提出させるなど、補強策を講じても効果は期待ほどに上がらないのが通例である。

受け身の研修は居眠りしないまでもぼんやり聞いているから頭に残らないのである。

言い方はよろしくないが気分転換の休憩のようなことになるのが普通である。

社員教育で有効な方法は資格試験を推奨することだ。

最も広範囲が網羅され、合格すればキャリアアップに有効な国家資格となるビジネス・キャリア検定が効果的である。

テキストは自分持ち受験料は会社負担とするとよい。試験の結果は会社に届くようにしておく。

合格基準点に1点でも届かなければ不合格であり、合格という目標は本人にとっても最大の喜びとなり次への意欲につながる。

一度合格すると次からは自主的に受験するようになる。

最初はしり込みするし、うっとうしい話として敬遠するが、ここを強引に押し切ってやることが制度を定着させるコツと言えるだろう。

なぜビジネス・キャリア検定試験が効果的かと言えば、合格目指して自主的に勉強せざるを得なくなるからである。

不合格は誰しも格好が悪いというプレッシャーがある。

自主的な学習が最も効果が高いのは誰しも認めるところである。

結果も合否だけでなく点数という数値化され、明確に努力の成果が見える。

またビジネス・キャリア検定は通常の企業活動の前面にわたり科目があるので会社としては使いやすい。

勉強すると学んだことが問題解決のフレームワークとして役に立つようになる。自ずと報告書のレベルも向上する。

意欲的な受験者が増加し学習と成長の視点で大いに成果を上るだろう。

また合格祝い金を支給したり資格手当という形で社員のやる気を後押しするとより効果的
である。

もともと学習は自分が成長するために自主的に取り組むものである。

そうこうして数年続けると、資格手当や合格祝い金等のインセンティブがなくても自分を高める努力を一人一人が行うレベルに達して来るようになる。

社員の学ぶ意欲は会社の質を高め競争力を付けることにつながる。

購買の報告書の在り方。

《購買》購買の報告書は具体的でなければならない。

購買の報告書は報告のための報告書ではなく、実務に即した実質的かつ具体的な内容である必要がある。

特に購買は会社の方針と合致した原料調達を行うため多額の資金を扱うことになる。

そのため思い違いが起こりやすくなり、購買という部署はややもすると独善的になりがちである。

しかし購買は製造部や営業部の意向を聞くことで成り立つ部署である。

それ故に単に安いだけの原料を調達すればよいということではない。

品質を見極めて仕入れる必要があり、そのためには現場へ行くのがベストの手法である。

かつて弁護士の中坊公平氏が言った言葉に「現場に神宿る」というのがあるが、購買も同様である。

行動した後の購買の報告書はかくして中身が濃くなる。

良い原料を仕入れるには現場に近づくこと、自分の目で現場を見ることが特に重要である。

購買を指導するときは、行動する購買を目指すよう導いていただきたい。

VI(ビジュアル・アイデンティティー)の理解と浸透。

《経営》VI(ビジュアル・アイデンティティー)のマニュアルを作成した。

VIとはもともとCIの一部でありその内容を分割すると

・MI/Mind identity(マインド・アイデンティティ)…企業の考え方、

・BI/Behavior identity(ビヘイビア・アイデンティティ)…企業の行動、

そしてVI/Visual identity(ヴィジュアル・アイデンティティ)…企業の可視化である。

VIをリセットしたということはMIとBIのリセットも伴う必要があるということである。

CIの狙いは会社に対する社員の認識と社外の人間が会社に対して持っている認識を一致させるもののことであり会社の個性・目標の明確化と統一を図り、これを社内外に印象づけるための組織的活動である。

ここが最も重要なところであり、デザインだけの整理ととらえると道を誤ることになる。

考え方も行動も変えていかなくてはならないということをご理解いただきたい。

無論言うまでもないことであるが勝手に色を変えたり、マークとロゴの配置や比率を変えたりしては「アイデンティティ」としての意味がなくなる。

VI管理部門の窓口を設置して管理していくことが企業イメージを守るために重要である。

しかしながら中小企業は企業規模が小さいにもかかわらず、VIが社員に理解されおらず、知らないうちに逸脱が始まる。

購買のように発注窓口でさえ企業文化ができていないとVIを理解していないケースを頻繁に見かける。ましてやCIなど夢物語でもある。

企業イメージの統一性、企業のアイデンティティーなど中途採用の寄せ集め集団に浸透させることは難儀な話である。

しかし、繰り返し指導し認識を深める努力を怠ってはならない。

企業の成長とともに理解できる社員は自然と増加してくるものである。ブランドと企業イメージを背負っていることを理解させるには企業の経営者が率先して取り組まなければならない。

半期レビューの重要性。

《総務》半期レビューは目標達成に向けて必須である。

企業は年度ごとに会社の方針を決めて事業戦略を立てる。

会社の方針を実現するために各部門はそれぞれ独自も目標を設定し、実現に取り組む。

さらには社員一人一人に部門目標達成に向けて取り組むべき個人目標を設定する。

目標は設定するだけでは実行できない。

 

各自の目標は全員の前で発表させ実現を約束させる決意表明が必要である。

そして各部門において目標の達成度合いを検証することが必要である。未達の場合はさらなる目標の再設定が必要であり、PDCAを回しつつ進捗確認を怠らないように実施する。

中でも半期レビューの重要性をご理解いただきたい。通期で目標を達成するためには半期できちんとレビューを行い次の2点を明らかにし書面で上司と共有しなくてはならない。

1点目は今期の目標に対する現状の到達度合いを確認することである。

2点目は上期の未達分を含めて下期の行動計画を具体的に修正することである。

PDCAの実践におけるCAでとは現状認識と軌道修正である。

多くの企業では上記の2点目のところが踏み込み不足であり修正行動目標の提出を求めてこなかったことが未達要因になったと考えている。

目標を意識して軌道修正しながら達成する習慣を身につけるため半期のレビューの結果を部門ごとにとりまとめ総務で検証し、経営者に報告する仕組みを構築する。

さらにはその結果を人事評価に反映させることである。

ルールが明確になれば人は達成の方向に向かって努力することが苦痛でなくなるのである。

年末繁忙期対策はできているか。

《製造》年末繁忙期対策はできているか。

いずこの中小企業もわかりきっている年末繁忙期対策が甘いものになっている。

なぜかと言えば日々その日暮らしの追われての製造が日常化しているからそれどころではないというのが本音のところだろうと思う。

どうにかこうにか今日の仕事が無事に終わればやれやれ、明日の仕事は明日考えるとまでは言わないが、先の段取りをする余裕などもともとありはしない。

多くの中小企業では繁忙期対策に言及しても、有効な結論を出さないままに持ち越している。

各部門の会議では会議では年末体制の懸念があるとの意見はあるが、さりとて具体的な対策は取られない。

こういう状態はまさに工場管理が機能していない、クレーム処理、欠品対応、割込調整、製造応援で工場長が席にいることはない。夜8時までに製造日報提出は数名、残りのメンバー2/3は現場、改善する余裕は無く綻びを繕うだけで精一杯の自転車操業状態であると想像できる。

こう言うケースではあちこちに異常値がでる。

例えば異常な残業215.5時間増である。

昨年の製造実績は前年実績、製造予定を上回ってはいるが昨年の3.4倍の残業増加ほどの成果ではない。

そういう矛盾した数値が現場の混乱を映し出すのだ。

このような有様では年末在庫が確保できたとはだれも考えていないだろう。

残業は本来管理者が事前に命令するものであるが、その工場の実態は大きくかけ離れている。

それらの事情を勘案するまでもなく管理が手の内に入っていないことを感じる。

何が問題であり何が足りないのか、どうすれば工場管理を正常化でき年末繁忙期を乗り切れるのかを踏み込んで話し合わなくてはならない。

当然これは当該工場だけの問題としてとらえるのではなく全社の問題として全体最適の視点で取り組まなくては越えられない山であると思う。真剣な議論が必要である。

ベテラン社員が退社。

《製造》ベテラン社員の退社は技術の引継ぎが重要。

製造においてベテラン社員が退社し属人化していた技術を時間をかけてうまく引き継がれるかどうかは、とても重要なことである。

それまで積み重ねてきたノウハウや注意事項を作業手順書にまとめあげ引継ぎがスムースにできるよう体制を構築することが現場管理上求められる。

同時に製造の標準工数を整理し実績工数の比較から適正な製造量を割り出し数値で製造効率を管理していくことである。

特に後を継いだ新人が習熟するまでの数値は見劣りがするかもしれないが同時に
成長の跡も数字で示してやることができるし、目標値も正確に指示することがで
きる。

抽象的な目標でなく数値化された具体的な目標であれば人間は目一杯の能力を出すことができるものである。

人は遠からず入れ替わるのが製造においても営業においても宿命である。

それぞれの努力で積み上げてきた経験やノウハウは簡単に人に引き継げるものではない。

結局は後任人材が自分で努力して身につけていく他ないのが、本当の引継ぎの実
態である。

工場は問題が山積。

《製造》工場には問題が山積している。

製造工場というものはどこを訪問しても見かけ上はうまく運営しているように見えるが、実態はどっこい問題山積なのである。

工場の管理者はそれを放置しているわけではない。

いろいろ取り組んではいるが、事態は改善するどころか、さらなる新しい問題が発覚するなどして、成果として見えてきていないのである。

計画的に製造しようとしても飛び込み業務やトラブル、欠員などが発生し計画を崩してしまう。

その結果あるはずの在庫が底をつき、ついには欠品につながったり、異常な残業増加になったりする。

こうなると悪循環はとどまるところを知らず、繁忙期に向かって転がり落ちるがごとくである。

ある工場では見るに見かねた幹部社員が改善提案を提出した例がある。

製造計画の遅れを指摘しており、これを修復し欠品を削減するには繁忙期に向かう9月から12月までの3か月間派遣社員を2名採用し、年末の繁忙期に対応できる製造を行うというものである。

また製造ラインに専属のオペレーターを付けるという提案である。

何も知らない若手ではなくベテランの幹部社員が年末の繁忙期を憂慮してのことであろうと思う。

幹部社員の捨て身の提案は誤りなのか明らかにすべきである。

あいまいな目算で年末に突入し欠品だらけになれば迷惑をこうむるのは営業だけでなくお客様であり会社の信用失墜につながるのである。

しかし、その工場では改善提案は無視され年末繁忙期に欠品の嵐となった。

横着とルール違反が破損事故。

《製造》慣れからくる横着とルール違反が事故を招く。

ある工場ではフォークリフトの運転中に工場の壁を破損する事故を起こしているが、報告がなされなかった。

事故を軽視していることもあるが、補修費用の稟議をあげることをためらったからに他ならない。

どの工場にもフォークリフトはある。

しかし安全運転のルールを順守しているところは少ない。

ヘルメットもかけてあるだけで着用せずに作業を行っているし、一旦停止もできていない。

こうして見ていくと壁破損事故は運転操作上の問題ではない。

根底に慣れからくる横着とルール違反がある。こういう工場の場合、このルール違反は日常化していたと見るべきである。

ここを見抜き事故になる前に指導するのが管理職の役割である。

始末書で済ませばそれでよいということではない。

事故を起こした本人はその時は反省しているであろうが、時間が経てば元に戻るのが人間である。

くどいようだがヒヤリハット(ハインリッヒの法則)を思い出していただきたい。

労働災害における経験則の一つで、1つの重大事故の背後には29の軽微な事故があり、その背景には 300の異常が存在するというものである。

きっと数多くのヒヤリハットの末に今回の事故が発生していることは間違いない。

工場というものはフォークリフトに限らず、巨大な機械が設置され重大な事故のリスクがある。

よほどリスクを認識したマネジャーでないと危ないのである。

特に経験の浅い管理者が別棟になっている工場を管理しているような場合が危ない。

またさらに経験の浅いメンバーで構成されているとリスクはさらに高まる。

経験不足はそのこと自体がリスクなのである。

工場の管理職は一日の半分を工場の見回りと指導に費やしても足りないくらいである。

事故対策、ルール厳守を今一度見直すことが必要だろう。