《情報システム》中小企業は情報を私物化している。ファイルサーバの活用法。
ファイルサーバによる共有フォルダ管理により共有情報の集約化、個人別情報の減量化をすすめペーパレス・フリーデスク化を目指して構造と意識変革を進めていく必要がある。
企業の情報管理を突き詰めれば行きつく先は同じである。
フリーデスク化はフリーアドレスとも呼ばれ情報管理の進んだ大手企業などで導入されている仕組みである。
オフィスに固定席を設けないことで社員間のコミュニケーションを活性化したり、コスト削減につなげたりするのが目的である。
実際は完全ペーパーレス化によって執務スペースが縮小できたり、コスト削減が進んだりする効果もある。
心配しないでいただきたいが中小企業が今すぐフリーデスクにせよと申し上げているのではない。
共通文書管理を目指すならば、もう少し共有フォルダの管理レベルを上げていただきたいということをおすすめする。
共有フォルダを機能的に管理するにはルールと管理者が必要でありフォルダの管理台帳が必要になる。共有の資料室であり図書館と同じように考えればよくわかるであろう。
企業内文書は個人に属するものは概ね少ないと申し上げてよいと思う。中小企業では共通すべき情報や共有文書を我知らず私物化しているのである。ここに非効率の要因がある。
多くの中小企業のファイルサーバの中の共有フォルダはさながら迷路のようであり勝手放題の無法地帯のようである。
必要なドキュメントにたどり着くには多大の手間を要するのが実情である。
図書館の様に管理する人がいてきちんとした案内図があり勝手に移動したり落書き出来ないように管理すべきであり、不要なデータを削除したりバックアップしたりを定期的（せめて月１回）に行うなど保守管理を徹底することが必要である。
中小企業はファイル管理の仕組みを構築し順次案内をかけていくことが必要ではないだろうか。
理解されるのには時間がかかるが、正しく運用させるにはさらに多くの時間がかかることは言うに及ばない。中小企業の情報システムはまだまだ不合理の集積なのである。
